اوت لوک (Outlook) چیست و چطور می توان از آن استفاده کرد؟

احتمالا هنگام نصب ویندوز یا نصب پکیج نرم افزار های Office چشمتان به نرم افزار اوت لوک (Outlook) خورده باشد اما ندانید این نرم افزار به چه دردی می خورد و اصلا چه کارایی دارد به همین خاطر ممکن است از نصب این نرم افزار در کنار دیگر نرم افزار های آفیس دست بکشید. ما در این پست قصد داریم شما را با این نرم افزار کاربردی ویژگی ها، مزایا و معایب آن آشنا کنیم، تا شما هم از استفاده از این نرم برنامه لذت ببرید.

اما خوب است بدانید یکی از کار هایی که به کمک این برنامه می توانید انجام دهید دریافت و ارسال پست الکترونیکی است. همه ما کم و بیش با نامه های الکترونیکی مثل ایمیل سرو کار داریم. امروزه بسیاری از افراد برای ذخیره سازی و مدیریت ایمیل های خود از سرور ایمیل استفاده می کنند که مزایای زیادی برای کاربران خود به همراه دارد. برنامه اوت لوک با سرور های ایمیلی کاملا سازگار است. به طور کلی استفاده از سرور های ایمیل در کنار برنامه های ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی به شما کمک زیادی می کند.

outlook چیست؟

همان طور که گفته شد برنامه مایکروسافت اوت‌ لوک (Microsoft outlook) یکی از برنامه های رایگان موجود در پکیج ماکروسافت است. این برنامه به صورت اولیه در ورژن Outlook Express هنگام نصب ویندوز 7 و ورژن های بالا تر ویندوز نصب می شود که شما به کمک آن می توانید از امکانات اولیه این برنامه استفاده کنید. اما اگر می خواهید از تمام امکانات این برنامه به طور کامل استفاده کنید می توانید ورژن کامل تر آن را از پکیج ماکروسافت نصب کنید.

همچنین می توانید این برنامه را در سایت outlook نیز دانلود و نصب کنید و از آموزش های این سایت نیز برای استفاده از این برنامه استفاده کنید. به علاوه می توانید تحت وب نیز در همین سایت یک اکانت بسازید و از این ابزار به راحتی استفاده نمایید. شما از این برنامه می توانید برای دریافت و ارسال پست های الکترونیکی، یادآوری رویداد ها استفاده کنید یا به عنوان تقویم و دفترچه یاد داشت برای مدیریت بهتر کار و طبقه بندی اطلاعات شخصی خود استفاده نمایید.

بنابراین در ساده ترین حالت می توانید از اوت لوک برای ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی استفاده نمایید.

امکانات کاربردی برنامه Outlook

برنامه Outlook امکانات کاربردی بسیاری را برای شما فراهم می کند، به طوری که می توانید در مدیریت کار های خود یک دستیار حرفه ای را در کنار خود حس کنید. به طور مثال امکاناتی از قبیل:

• امکان مدیریت ایمیل های شخصی
• امکان مدیریت تماس های ورودی و خروجی
• قابلیت مدیریت و ویرایش مخاطبین
• تقویم و دفترچه یادداشت برای یادآوری ها
• امکان مدیریت داده های دفترچه یادداشت
• قابلیت اشتراک گذاری اطلاعات ذخیره شده در برنامه
• قابلیت مدیریت کار ها، جلسات و ملاقات ها
• امکان شخصی سازی تنظیمات
• قابلیت استفاده از قالب های مختلف در برنامه که محیطی کاربر پسند ایجاد می کند
• قابلیت مشاهده پیام ها و پست های الکترونیکی در حالت آفلاین (توجه: برای خواندن و نوشتن ایمیل در حالت آفلاین باید حتما ابتدا اینترنتتان روشن باشد تا ایمیل دریافت شود سپس می توانید در حالت آفلاین اقدام به خواندن ایمیل کنید. برای ارسال ایمیل نیز می توانید در حالت آفلاین ایمیل خود را بنویسید و سپس برای ارسال به اینترنت متصل شوید.)
• قابلیت سینک و همگام سازی برای استفاده همزمان از یک اکانت در گوشی و PC

شما بعد از ساخت اکانت در اوت لوک به راحتی می توانید از این امکانات استفاده کنید.

مزایای برنامه outlook

1. مدیریت زمان
2. به دلیل وجود قابلیت همگام سازی نسخه گوشی و PC، امکان انتقال پست های الکترونیکی به سیستم شخصی شما وجود دارد.
3. امکان دسترسی سریع به ایمیل ها
4. قابلیت انتقال ایمیل های نا خواسته به فایل Junk درست مثل فایل اسپم در برنامه ایمیل که می توانید حساسیت آن را نیز تنظیم کنید و آن را از طریق سایت ماکروسافت آپدیت نمایید.
5. امکان نوشتن ایمیل به صورت آفلاین
6. مدیریت داده ها، ایمیل ها و کار ها به کمک دفترچه یادداشت، تقویم و دفترچه تلفن

معایب برنامه outlook

تنها ایرادی که به این برنامه کمپانی ماکروسافت می توان وارد کرد این است که نامه های الکترونیکی بعد از دانلود شدن روی سیستم شما ذخیره می شوند، بنابراین امکان دارد برخی از آن ها حاوی ویروسی باشند که سیستم شخصی شما را به طور کامل درگیر می کند. بنابراین از باز کردن ایمیل های ناشناس خودداری کنید.

آموزش ساخت اکانت در مایکروسافت اوت‌ لوک

بعد از نصب برنامه Outlook در منوی tools گزینه email accounts را انتخاب کنید. اگر قصد تغییر اکانت های قبلی را دارید وارد قسمت view or change existing email شوید. اما اگر قصد اضافه کردن یک اکانت جدید را دارید گزینه add a new e-mail را انتخاب کنید و گزینه ‌next را کلیک کنید.

در این قسمت اگر از سرور ایمیل استفاده می کنید باید نوع سرور ایمیل خود را مشخص کنید. ابتدا باید نوع پروتکل سرور خود را از میزبان پرس و جو کنید، اما از آنجایی که pop3 رایج ترین پروتکل برای این کار است می توانید این گزینه را انتخاب کنید. در مرحله بعد باید مشخصات خود را وارد کنید. در آخرین مرحله ساخت اکانت نیز در قسمت login information باید شناسه کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید و صاحب یک اکانت در اوت لوک شوید.

توجه: ممکن است بعضی از سرور ها به تنظیمات بیشتری نیاز داشته باشند بنابراین برای اعمال این تنظیمات می توانید وارد more settings شوید.

همچنین در تب general می توانید نام اکانت ساخته شده در Outlook را نیز تغییر دهید. در گزینه advanced نیز می توانید شماره پورت های دریافت و ارسال پست های الکترونیکی را تغییر دهید. در قسمت delivery در این برنامه نیز می توانید مشخص کنید که آیا پست های الکترونیکی پس از انتقال نرم افزار اوت لوک از روی سرور حذف شوند یا خیر.

آموزش ساخت اکانت در وب سایت اوت لوک

ساخت اکانت در این وب سایت به سادگی ساخت یک اکانت ایمیلی در گوگل است. ابتدا وارد سایت اوت لوک شوید و روی Creat Free account کلیک کنید. در این صفحه باید یک آدرس برای حساب خود انتخاب کنید. سپس از شما می خواهد یک رمز عبور برای حساب خود انتخاب کنید. در مرحله بعد باید نام و نام خانوادگی خود را وارد نمایید. اکنون در پنجره جدیدی که رو به روی شما باز شده است باید در قدم اول موقعیت مکانی خود را مشخص کنید و در نهایت تاریخ تولد خود را مشخص کنید.

بعد از زدن گزینه Next شما صاحب یک حساب کاربری در اوت لوک می شوید.