نحوه ایجاد ایمیل تجاری برای شرکت ها

بیشتر ایمیل هایی که از طرف متخصصان می گیرید – بدون توجه به نوع شغلی که در آن مشغول هستند، از پزشکان، مربیان، مدیرعامل – آدرس های ایمیل تجاری هستند.

یک آدرس ایمیل کسب و کار قدرت تفکیک افراد آماتور از حرفه ای را دارد. برای صاحبان مشاغل جدید یا کسانی که در تأسیس پروفایل آنلاین کار خود را به کندی انجام می دهند، ایمیل بخشی کوچک اما مهم در ایجاد تجارت است.

برای هر کسی که نمی داند از کجا شروع کند، ما این راهنمای مفید را ایجاد کرده ایم که ایمیل های تجاری، نحوه ایجاد ایمیل کاری و نحوه استفاده موثر از آن را در صورت داشتن ایمیل شامل می شود.

ایمیل تجاری چیست؟

ایمیل کاری یک آدرس ایمیل است که مشخص می کند از یک کسب و کار ناشی می شود و می گوید که چه مشاغلی را شامل می شود. در عمل، معمولاً به این معنی است که یک آدرس ایمیل است که با نام دامنه یک شرکت تنظیم شده است.

اگر با این اصطلاح آشنا نیستید، نام دامنه همان URL است که وب سایت شرکت در آن قرار دارد. بنابراین اگر وب سایت شرکت شما www.businessname.com باشد، یک آدرس ایمیل کسب و کار چیزی شبیه به: name@businessname.com است. راه اندازی ایمیل تجاری مرحله ای است که پس از ثبت نام دامنه کسب و کار شما انجام می شود. اما به محض اینکه یک نام دامنه برای کسب و کار خود داشته باشید، تنظیم ایمیل گام خوبی برای مراحل بعدی است.

مزایای داشتن ایمیل تجاری چیست؟

به احتمال زیاد، از قبل آدرس ایمیلی دارید. بنابراین ممکن است تعجب کنید که چرا نمی توانید از آدرس قدیمی خود برای همه مکاتبات تجاری تان استفاده کنید. آیا واقعاً اینقدر مهم است که یک ایمیل حرفه ای ایجاد کنید؟

بله مهم است؛ آن هم به چند دلیل اساسی:

داشتن ایمیل کاری شما را حرفه ای تر نشان می دهد

اگر ایمیل های کاری ای از طریق frodofan1990@aol.com ارسال می کنید، صادقانه بگویم، گیرندگان تان شما را جدی نمی گیرند (حتی اگر آن ها ارباب حلقه ها را دوست داشته باشند).

با داشتن یک ایمیل حرفه ای که از حوزه کسب و کار شما می آید، بلافاصله با افرادی که باید با آن ها ارتباط برقرار کنید ارتباط برقرار می کنید. ایمیل های شما قانونی هستند و باید جدی گرفته شوند. پس از اتمام ایجاد یک ایمیل حرفه ای، می توانید از آن برای تنظیم شبکه های اجتماعی، برنامه میزبانی و هر حساب دیگری که برای راه اندازی تجارت خود نیاز دارید استفاده کنید.

و هنوز هم می توانید حساب ایمیل شخصی خود را جداگانه نگه دارید. تعادل کار و زندگی تان احتمالاً بهتر خواهد بود اگر ایمیل های ارسالی از مادر یا دوستان تان در مکانی متفاوت از نامه هایی که از طرف مشتریان و همکاران ارسال می شود، نشان داده شود.

باعث گسترش برند و تجارت شما می شود

وقتی ایمیل رسمی کسب و کار دارید، هر ایمیلی که ارسال می کنید یادآوری برند تجاری و وب سایت شماست – دامنه شما در همان قسمت در بخش From قرار دارد.

تنها به درد شما نمی خورد.

هر شخصی را که استخدام کرده و از طریق آن ایمیل کسب و کار ارائه می دهید با هر ایمیلی که ارسال می کند حرفه و شغل تجارت و وب سایت شما را گسترش می دهد. این یک روش خوب برای حفظ ذهنیت کسب و کار شما و پیدا کردن وب سایت تان برای افراد بسیار آسان تر است.

احتمال باز کردن ایمیل ها از منبعی شناخته شده بیشتر است

69٪ مردم می گویند اینکه ایمیل از طرف چه کسی ارسال شود باعث می شود تا تصمیم بگیرند آن را باز کنند یا نه.

اگر کسی انتظار دارد از شغلی به نام Acme چیزی بشنود و از joe@yahoo.com ایمیلی دریافت کند – ذهن آن ها فوراً این دو را به هم متصل نمی کند. و با وجود هرزنامه های معمول صندوق ورودی، وقتی شخصی منبع ایمیلی را تشخیص نمی دهد، به احتمال زیاد در پوشه سطل زباله قرار می گیرد.

هنگامی که از آدرس ایمیل تجاری استفاده می کنید، حتی اگر مشتری شخصاً شما را نشناسد، باز هم قادر خواهد بود تشخیص دهد که ایمیل شما از برندی است که می شناسد. دریافت ایمیل از joe@acme.com به نظر آشنا تر می رسد. هرگونه اعتماد یا آگاهی آن ها از تجارت به ایمیلی بستگی دارد که برند تجاری آن را به اشتراک می گذارد.

یافتن شما توسط مشتریان بالقوه راحت تر می شود

اکثر افراد انتظار دارند با استفاده از آدرس ایمیلی مانند name@companyname.com بتوانند از یک شرکت به شخص دیگری برسند یا با تماس با customerservice@companyname.com به بخش مناسب مراجعه کنند.

وقتی ایمیل کاری شما بصورت شهودی است، در صورت داشتن سوال یا نگرانی، ارتباط با دیگران را آسان تر می کنید.

یافتن وب سایت شما برای افرادی که با آن ها تماس می گیرید آسان تر است

وقتی آدرس ایمیل شما از دامنه مشابه وب سایت تان استفاده می کند، هر گیرنده ایمیل از شرکت شما یک منبع سریع و آسان برای کشف وب سایت تان دارد. هرکسی که می خواهد بیشتر بداند می داند کجا باید برود.

رابطه شما را با دیگران در شرکت تان مشخص می کند

اگر همه افرادی که در این شرکت کار می کنند از یک نام دامنه ایمیل ارسال کنند، بدیهی است که همه تان با یک نام تجاری مرتبط هستید. مشتریان می دانند که هر کسی که آدرس ایمیل شما به @ yourcompany.com ختم شود نماینده قانونی از برند شما است و ارزش اعتماد دارد.

مشتریان ایمیل شما را در مقابل ایمیل های اسپم تشخیص می دهند

ایمیل هرزنامه بخشی ناخوشایند از زندگی است. داشتن ایمیل تجاری از دامنه شخصی خود یکی از راه های مهم برای تمایز ایمیل های خود از نامه های اسپمر است.

اغلب، اسپمرها ایمیل های فیشینگ را می فرستند که به نظر می رسد از یک شرکت قانونی ارسال شده اند. تا زمانی که گیرندگان شما بدانند دامنه تجاری شما واقعاً چیست، به راحتی می توانند ایمیل های جعلی را برای آنچه که هستند ببینند و ایمیل های واقعی شما را از طریق آن ها تشخیص دهند.

نحوه ساختن ایمیل کاری با چهار گام

خوشبختانه، ایجاد یک ایمیل تجاری بخشی آسان برای موفقیت در وب سایت کسب و کار جدید شماست. برای انجام کار این 4 مرحله را دنبال کنید.

گام 1: دامنه خود را ثبت کنید

نام دامنه شما URL تان است که افراد برای رسیدن به وب سایت شما در یک مرورگر تایپ می کنند. به عنوان مثال مشاغلی به نام The Puppy Obedience School می تواند نام دامنه puppyobedunitieschool.com را ثبت کند. ثبت نام دامنه شما هم به شما اطمینان می دهد دامنه ای که می خواهید وب سایت شما در آن باشد را در اختیار داشته باشید و هم دامنه ای را به شما ارائه می دهد که به آخرین قسمت آدرس ایمیل تجارت شما تبدیل می شود.

یافتن دامنه مناسب می تواند یک چالش باشد، زیرا بسیاری از گزینه های .com قبلاً استفاده شده است. بهترین کلمات و عباراتی را که نمایانگر تجارت شما هستند را انتخاب کنید، از یک ابزار جستجوی دامنه برای کشف آنچه در دسترس است استفاده کنید. پس از یافتن مورد دلخواه خود، می توانید آن را در همان مکانی که جستجوی خود را انجام داده اید، ثبت کنید.

گام 2: برای میزبانی وب ثبت نام کنید

برای دسترسی به ابزارهای مورد نیاز برای ایجاد آدرس ایمیل برای دامنه خود، به میزبانی وب نیاز دارید. میزبانی وب علاوه بر اینکه شما را قادر می سازد تا ایمیل تجاری خود را راه اندازی کنید، یک عنصر ضروری برای آنلاین شدن وب سایت شماست.

هنگام بررسی گزینه های خود برای یک برنامه میزبانی، به تعداد آدرس های ایمیل موجود توجه کنید. برخی از برنامه های میزبانی وب، مانند برنامه های ارائه شده توسط ممتاز سرور ، به شما امکان می دهد تعداد نامحدودی آدرس ایمیل رایگان ایجاد کنید.

برخی دیگر برای ایجاد هرگونه آدرس ایمیل هزینه بیشتری دریافت می کنند یا فقط تعداد کمی از آن ها را در برنامه میزبانی قرار می دهند و هزینه اضافی را نیز دریافت می کنند. با انتخاب طرحی که به تعداد آدرس ایمیل از قبل داشته باشید، می توانید در هزینه های خود صرفه جویی کنید.

هاست ایمیل چیست ؟

گام 3: برای ایجاد ایمیل کاری خود، دستورالعمل های ارائه دهنده میزبانی خود را دنبال کنید.

جزئیات این مرحله بعدی بسته به اینکه چه کسی را برای میزبانی انتخاب کرده اید، کمی متفاوت به نظر می رسد، اگرچه روند کلی مشابه را دنبال می کنید.

برای مثال نحوه ساخت اکانت ایمیل در Cpanel :

• وارد cPanel شوید.
• بخش Email را پیدا کنید و روی Email Accounts کلیک کنید.
• در شکلی که ظاهر می شود، نام مورد نظر برای ایمیل کاری خود را در قسمت Email تایپ کنید.
• دامنه مورد نظر خود را برای قسمت آخر آدرس ایمیل از منوی کشویی در قسمت دامنه انتخاب کنید.
• برای حساب ایمیل خود یک رمز ورود امن انتخاب کنید. اگر مشکلی در تهیه یک رمز عبور به اندازه کافی ایمن ندارید و می توانید میزان امنیت هر رمز عبوری را که امتحان می کنید در نوار قدرت که در زیر فرم نشان داده می شود، به شما کمک می کند.
• روی ایجاد حساب کلیک کنید.

گام 4: سرویس گیرنده نامه خود را انتخاب کنید

اکنون که ایمیل کاری شما ایجاد شده است، وقت آن است که تصمیم بگیرید کجا و چگونه به آن دسترسی خواهید داشت.

حساب میزبانی وب شما احتمالاً با یک گزینه اساسی پست الکترونیکی ارائه می شود که می توانید برای بررسی صندوق ورودی خود و ارسال مستقیم ایمیل از طریق cPanel استفاده کنید. این معمولاً با یک برنامه میزبانی وب رایگان ارائه می شود. اما اکثر افراد ترجیح می دهند ایمیل ها به ایمیل مشتری شخص ثالث ارسال شوند.

چند گزینه محبوب برای سرویس گیرندگان ایمیل شامل G Suite ، Office 365 و موارد دیگر است.

Gmail/G Suite

در حالی که استفاده از Gmail برای ایمیل کسب و کار شما به هزینه ماهیانه کمی نیاز دارد، اشتراک G Suite بسیار بیشتر از دسترسی به Gmail است. سازمان شما همچنین می تواند از برنامه های مشترک Google از جملهGoogle Drive ، Google Docs ، Google Calendar ، Google Sheets و Google Hangouts استفاده کند. همه این ها می توانند برای سازماندهی تجارت شما و کنترل اینکه چه کسی در سازمان شما به چه اطلاعاتی دسترسی دارد مفید باشد.

Office 365

مانند G Suite ، Office 365 یک رابط ایمیل بصری (Outlook) را با تعدادی دیگر از ویژگی های مفید تجاری مانند دسترسی مبتنی بر ابر به Microsoft Word ، Excel و PowerPoint ترکیب می کند. مشتریان HostGator اکنون می توانند برنامه خود را برای دسترسی به ویژگی های Office 365 ارتقا دهند.

Mac Mail

برای کاربران اپل، Mac Mail سرویس گیرنده نامه داخلی در رایانه شما است.

نحوه تغییر نام فرستنده ایمیل در وردپرس برای ایمیل های خروجی

بهترین روش ها هنگام ایجاد آدرس ایمیل شما

راه اندازی ایمیل تجاری گامی بزرگ در تأیید حقانیت شغل شما و ارائه حرفه ای به افرادی است که با آن ها ارتباط برقرار می کنید. اما چند مرحله دیگر به ایمیل کسب و کارتان کمک می کند تا جلوتر بروید.

1. از یک نامگذاری بصری استفاده کنید

اگر شغلی یک نفره را اداره می کنید، این مرحله کاملاً ساده است: شما فقط باید بفهمید ایمیل کاری شخصی شما چیست.

اگر کارمند دارید یا با رشد شغلی خود انتظار استخدام افراد را دارید، اکنون چند دقیقه وقت بگذارید تا بفهمید می خواهید ایمیل های تجاری شرکت شما چگونه باشد. داشتن یک قالب سازگار برای ایمیل هایتان همزمان با رشد، هم کارمندان آینده و هم هرکسی که قصد برقراری ارتباط با آن ها را دارد را آسان تر می کند.

برخی از قراردادهای معمول نامگذاری که باید در نظر گرفت عبارتند از:

• firstname@yourbusiness.com
• firstinitial.lastname@yourbusiness.com
• firstname.lastname@yourbusiness.com

اکنون یکی را انتخاب کنید به شما کمک می کند تا با رشد شرکت ثابت قدم بمانید.

2. آدرس های ایمیل تجاری را به طور منطقی کوتاه نگه دارید

اگر افراد بتوانند آدرس ایمیل را برای استفاده به خاطر بسپارند، با شما و کارمندانتان تماس راحت تری خواهند داشت. آدرس ایمیل پیچیده و طولانی کار را دشوار می کند. اگر یک نامگذاری بصری را انتخاب کنید، این بخش آسان است.

3. از استفاده از اعداد خودداری کنید

شما نام خود را انتخاب کردید و همه چیز خوب پیش می رفت، تا اینکه تصمیم می گیرید ایمیل دومی برای خود انتخاب کنید.

برای مثال ایمیلی مانند johnsmith2@yourbusiness.com ایجاد کنید. اگر بتوانید. گذاشتن عدد در انتهای ایمیل آن را غیرقابل اعتماد نشان می دهد.

در عوض، می توانید از این نمونه ها استفاده کنید john.smith@yourbusiness.com یا یک مقدمه میانی مانند john.a.smith@yourbusiness.com بگذارید.

4. استفاده از نام مستعار

اگر یک رابرت جونز استخدام کنید که تقریباً در همه زمینه های زندگی توسط باب جونز دنبال می شود – به جز اسناد رسمی مانند گواهینامه رانندگی – اگر آدرس ایمیل وی با نام مستعار او منطبق باشد، این امر بصری تر خواهد بود. اما مگر اینکه یک نام مستعار به عنوان اسمی که یک کارمند در زندگی روزمره از آن استفاده می کند، عمل کند، استفاده از آن در آدرس ایمیل آن ها احتمالاً باعث سردرگمی می شود و ممکن است غیر حرفه ای بودن را منتقل کند.

بیشتر اوقات، پیش رفتن با نام واقعی یک شخص بهتر از یک نام مستعار است، اما باز هم به شرایط خودتان بستگی دارد.

5. آدرس های ایمیل را برای بخش ها یا دپارتمان های عمومی تنظیم کنید

مشتریان با عنوان های مشخص راحت تر می توانند با شما تماس بگیرند. به جای اینکه نام شخصی را جستجو کنند، بسیاری از مردم می توانند حدس بزنند که یک ایمیل به آدرس sales@yourbusiness.com به تیم فروش ارسال می شود و support@yourbusiness.com به صندوق ورودی کارمند خدمات مشتری می رسد. این امر باعث می شود در صورت نیاز به نامه الکترونیکی مناسب، ایمیل مناسب را پیدا کنید.

و برای بخش های مختلف یک شغل، می توانید آن را تنظیم کنید تا آدرس های ایمیل خاصی به تمام مخاطبین مربوطه بروند. این باعث می شود که کسی بتواند سریعتر ببیند و پاسخ دهد. اگر همه فروشندگان شما ایمیل های دریافت شده به آدرس sales@yourbusiness.com را دریافت می کنند، می فهمند ایمیل دریافت شده مرطوب به بخش فروش است.

6. اضافه کردن اسم و تصویر

با افزودن نام و عکس خود به حساب ایمیل تجاری ، می توانید نحوه نمایش خود را در صندوق ورودی افراد بیشتر شخصی کنید. جزئیات انجام این کار به مشتری ایمیل شما بستگی دارد.

در Gmail، می توانید با کلیک روی نماد G Suite در سمت راست بالای صندوق ورودی، عکس خود را به روز کنید و سپس روی تغییر در پایین حلقه ظاهر شده کلیک کنید.

یا می توانید با کلیک بر روی دکمه حساب Google در کنار دایره، انتخاب اطلاعات شخصی و پر کردن اطلاعات، هم تصویر و هم نام خود را تغییر دهید.

در Outlook / Office 365 می توانید با کلیک بر روی تصویر در سمت راست بالای صفحه، انتخاب ویرایش پروفایل و سپس تغییر تصویر و ویرایش نام برای ارائه اطلاعات جدید، نام و تصویر پروفایل خود را تغییر دهید.

7. تنظیم امضا برای ایمیل

آخرین مرحله برای ایجاد یک ایمیل تجاری حرفه ای، تنظیم امضای ایمیل است. یک امضای ایمیل خوب شامل یک پایان مودبانه (به عنوان مثال با احترام، متشکرم)، نام شما، لینک به وب سایت خود و بهترین اطلاعات تماس برای رسیدن به شما.

تنظیم یک امضای ایمیل تضمین می کند که این اطلاعات در پایین هر ایمیل ارسال شده شما نشان داده می شود، در نتیجه مشتری و مخاطبین تجاری به راحتی می توانند آن را پیدا کنند.

باز هم، جزئیات خاص این امر به میزبانی ایمیلی که استفاده می کنید بستگی دارد، اما روند کار مشابه است. در Mac Mail، یک مورد Signatures در منوی اصلی در بخش Preferences وجود دارد. در Gmail ، یک بخش Signatures در زیر تنظیمات وجود دارد. و در Outlook / Office 365 ، می توانید Signature را در زیر فهرست پیام انتخاب کنید.

چگونه اشتراک ایمیلی را به وبلاگ وردپرس خود اضافه کنیم؟

سوالات متدوال درمورد ایمیل تجاری

ایجاد ایمیل تجاری

اکنون که همه اصول را می دانید، آماده ایجاد یک ایمیل تجاری برای شرکت خود هستید. می توانید ظرف چند دقیقه دامنه و میزبانی وب را که با ممتاز س رور تنظیم شده دریافت کنید، سپس بقیه مراحل ذکر شده را دنبال کنید تا ایمیل کسب و کار شما آماده باشد.

خواه از طریق دستگاه همراه یا دسکتاپ ایمیل ارسال کنید، با راه اندازی حساب ایمیل کاری اطمینان حاصل می کنید که حرفه خود را بدون توجه به جایی که می روید حفظ کنید. ایجاد ایمیل شغلی آسان است و تفاوت زیادی در درک مشتری و همکاران از تجارت شما ایجاد می کند.

منبع: www.hostgator.com